誰が、いつ、何をしているかを書く
入力する人、確認する人、まとめる人。業務を人と順番で書き出すと、同じ内容を何度も書き写しているところや、確認待ちで止まっているところが見えてきます。
書き出すときは、理想の流れではなく、今実際に行っている流れを書きます。
例外を集める
ふだんの流れだけでなく、「この場合だけは別の扱い」という例外を集めておきます。仕組みにしたあとで困るのは、たいてい例外のほうです。
仕組みにするところと、人に残すところを分ける
すべてを仕組みにする必要はありません。毎回同じ手順のところから仕組みにし、判断が要るところは人に残すと、無理のない形になります。
